Napisanie oferty handlowej wymaga przekonującego wyrażenia zrozumienia problemu potencjalnego klienta, a także zaprezentowania argumentów wyjaśniających, dlaczego akurat Twoja propozycja jest najlepsza. Przyjrzyjmy się, jak napisać ofertę, aby usłyszeć „tak”.
Tworzenie oferty biznesowej jest jak budowanie domu. Tak jak konstrukcja domu różni się w zależności od lokalizacji i preferencji architekta czy właściciela, składniki oferty handlowej mogą się różnić w zależności od branży, wielkości firmy i wielu innych czynników. W każdym razie są pewne elementy, które są zawsze potrzebne. Odbiorca Twojej propozycji będzie chciał z niej wyciągnąć następujące trzy rzeczy.
Informacje o Twojej firmie: Kim jesteś, jakie masz kwalifikacje i dlaczego potencjalny klient miałby Cię wybrać zamiast konkurencji? Udowodniona znajomość problemu: pokaż, że wysłuchałeś i zebrałeś informacje i że wiesz, czego potrzebuje klient. Ceny i metodologia: jak dokładnie zamierzasz rozwiązać problem klienta i ile to będzie kosztować?
Oto 10 konkretnych kroków, które powinieneś wykonać, tworząc ofertę:
Obejmuje podstawowe informacje takie jak nazwa firmy i dane kontaktowe, logo, imię i nazwisko, datę i tytuł. Dzięki temu propozycja wygląda na schludną i uporządkowaną.
Nie podszedłbyś do swojego potencjalnego klienta bez przedstawienia się, prawda? List motywacyjny jest właśnie prezentacją tego, kim jesteś „i z czym przychodzisz”. Uwzględnij w nim krótką informację o Twojej firmie, podstawowe informacje o tym, jak powstała oraz dlaczego jest lepsza od reszty. Zadbaj o to, by ton był przyjazny i pasował do Twojej branży. Zamknij swój list motywacyjny podziękowaniem i podpisem.
O ile Twoja oferta nie jest bardzo krótka, dołącz do niej spis treści w formie konspektu. Pomoże to czytelnikowi dowiedzieć się, czego może się spodziewać w dokumencie. Wysyłając ofertę drogą elektroniczną, możesz utworzyć podlinkowany spis treści, tak aby potencjalny klient mógł łatwo odwiedzać sekcje, bez konieczności nawigowania po wielu stronach.
Wstępnie wyznacza tło już dla konkretnej oferty – po co ją wysyłasz i dlaczego klient ją powinien przeczytać? Połącz wzmianki o ofercie swojej firmy z odpowiedziami na problemy klienta, aby była bardziej wciągająca.
W tej sekcji opisz rozwiązanie, które proponujesz oraz przewidywany wynik projektu i ogólne ramy czasowe. Zwróć także uwagę na potrzeby klienta i daj mu znać, że to Ty odpowiadasz za to zadanie.
Sekcja propozycji to ogólny przegląd rozwiązania, które Twoja firma opracowała dla potencjalnego klienta. Ten krok zaś zawiera szczegółowe informacje. Przewiduj ich pytania i przeprowadź ich przez proces, aby wiedzieli, na co się piszą, kiedy Cię zatrudnią.
Opisz dokładnie, jakich efektów mogą się spodziewać i kiedy mogą się ich spodziewać. Harmonogram, który łączy wyniki z oczekiwaną datą, sprawia, że dokument jest bardziej atrakcyjny wizualnie, a informacje są łatwiejsze do przyswojenia.
Przywitałeś się listem motywacyjnym, ale w sekcji „o nas” możesz naprawdę pochwalić się tym, co sprawia, że Twoja firma jest najlepsza w branży. Pozwól, aby potencjalny klient poznał Twoją organizację. Dołącz krótkie biografie i zdjęcia osób, z którymi będzie pracował. Zamieść informacje o swoich dotychczasowych sukcesach, nagrodach i dowodach społecznych w postaci referencji klientów.
W tym miejscu określasz czas trwania umowy, powtarzasz ogólny harmonogram, terminy i rodzaje płatności, kiedy i jak można zmienić propozycję itp. Zasadniczo jest to przegląd tego, co Ty i klient obiecujecie sobie poprzez uzgodnienie oferty. Ten krok prawdopodobnie będzie standardem wśród większości ofert wysyłanych przez Twoją firmę, więc przechowuj go, aby uprościć proces pisania oferty w przyszłości.
Po wysłaniu oferty nie zapomnij skontaktować się z potencjalnym klientem i zapytać go, czy ma jakieś pytania. Najlepiej jeśli umieścisz dokument w pliku udostępnionym wirtualnie (np. Microsoft Word).
Korzystanie z tego narzędzia pozwala nie tylko wiedzieć, kiedy potencjalny klient przeglądał Twoją propozycję, ale także ile razy ją otwierał i na których sekcjach spędził najwięcej czasu, dzięki czemu możesz przewidzieć jego pytania, gdy będziesz się z nim kontaktować.
Zdjęcie główne artykułu: fot. DocuSign, źródło: unsplash.com
